Privatlivspolitik​

I denne privatlivspolitik beskrives, hvordan mSystems ApS (herefter “mSystems”, ”vi”, ”os” eller ”vores”) behandler personoplysninger i forbindelse med leveringen af RentLog til vores samarbejdspartnere.

RentLog er et digitalt styringsværktøj, som vores samarbejdspartnere i form af værksteder og forhandlere inden for autobranchen kan benytte til at håndtere og administrere deres låne- og udlejningsbiler samt demobiler.

mSystems som databehandler
Som leverandør af RentLog er mSystems underlagt vores samarbejdspartneres instruks om at levere og supportere RentLog. Vores samarbejdspartnere er derfor dataansvarlige for behandlingen af dine personoplysninger i RentLog. mSystems er databehandler og behandler kun dine personoplysninger i RentLog på vegne af vores samarbejdspartnere og foretager derfor ikke viderebehandling i egne formål.

Er du kunde hos en af vores samarbejdspartnere, som anvender RentLog, og har du spørgsmål til vores samarbejdspartners behandling af dine personoplysninger i RentLog, beder vi dig venligst kontakte samarbejdspartneren.

mSystems som dataansvarlig
mSystems er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som du efterlader dig og/eller afgiver, når du besøger vores hjemmeside og anvender de forskellige services og funktioner, som vi tilbyder på hjemmesiden, eller når du på anden vis er i direkte kontakt med mSystems.

I denne privatlivspolitik finder du oplysning om følgende:
1. Indsamling af personoplysninger
2. Brug af personoplysninger, formål og behandlingsgrundlag
3. Samtykke
4. Sikkerhed
5. Dine rettigheder
6. Links til andre hjemmesider
7. Ændringer af privatlivspolitikken
8. Kontakt

1. Indsamling af personoplysninger
RentLog
Når vores samarbejdspartnere anvender RentLog, kan følgende typer af personoplysninger blive indsamlet og behandlet af samarbejdspartneren: 
– Personoplysninger, der vil fremgå af et foto af dit kørekort, herunder navn, fødselsdato, fødested, oplysninger om din førerret, CPR-nummer, kørekortnummer, underskrift og portrætfoto
– Adresse
– Telefonnummer
– E-mailadresse
– Firmanavn (hvis relevant) 
– CVR-nummer (hvis relevant)
– Oplysninger om lejeforholdet, herunder lejeperiode mv.

Hvis du afgiver personoplysninger om andre end dig selv, når du benytter RentLog, opfordrer vi dig til først at indhente samtykke fra disse personer til afgivelse af oplysningerne.

mSystems behandler udelukkende disse personoplysninger efter instruks fra vores samarbejdspartnere. mSystems behandler udelukkende disse personoplysninger efter instruks fra vores samarbejdspartnere.

mSystems (herunder www.msystems.dk)
Når du besøger mSystems hjemmeside eller kontakter mSystems, behandler vi i nogle tilfælde personoplysninger om dig. For eksempel har vi brug for dine kontaktoplysninger for at kunne besvare en henvendelse fra dig. Bemærk, at visse personoplysninger er nødvendige at indsamle for at du kan anvende hjemmesidens funktioner.

Har vi behov for at behandle dine personoplysninger, vil vi altid informere dig forud for indsamlingen.

Vi indsamler typisk følgende typer af personoplysninger om dig:
– Navn
– E-mailadresse 
– Telefonnummer

Hvis du afgiver personoplysninger om andre end dig selv, opfordrer vi dig til først at indhente samtykke fra disse personer til afgivelse af oplysningerne.

2. Brug af personoplysninger, formål og behandlingsgrundlag
Vi indsamler og behandler dine personoplysninger i forbindelse med de funktioner og formål, der er beskrevet nedenfor.

Vi kan også behandle dine personoplysninger til andre formål, hvis vi er berettigede eller forpligtede til det efter lovgivningen.

RentLog
Vores samarbejdspartnere indsamler og behandler dine personoplysninger til håndtering og administration af deres låne- og udlejningsbiler samt demobiler i RentLog.

Som udgangspunkt er RentLog konfigureret til at opbevare din lejekontrakt i 5 år regnet fra det løbende regnskabsår, som lejekontrakten vedrører, grundet vores samarbejdspartners forpligtelser efter bogføringslovens § 10.

Billeder af dit kørekort opbevares som udgangspunkt i 2 måneder i RentLog regnet fra lejeforholdets/demokørslens ophør, hvorefter der sker sletning.

Som databehandler har mSystems ikke indflydelse på, hvordan vores samarbejdspartnere behandler dine personoplysninger, til hvilke formål og på hvilket retligt grundlag.

Ønsker du at vide mere om vores samarbejdspartneres behandling af dine personoplysninger, deres formål og behandlingsgrundlag, beder vi dig venligst kontakte samarbejdspartneren.

mSystems (herunder www.msystems.dk)
Når du er i kontakt med mSystems, for eksempel via hjemmesiden, vil vi behandle de personoplysninger om dig, der er nødvendige for at vi kan varetage denne kontakt. Vi behandler som udgangspunkt kun de personoplysninger, som du selv afgiver. Har vi behov for at modtage bestemte personoplysninger, vil vi gøre dig tydeligt opmærksom herpå. Vores behandlingsgrundlag er enten indgåelse eller opfyldelse af en aftale, hvori du er part, dit samtykke eller vores legitime interesser.

3. Samtykke
Når du bruger vores hjemmeside eller er i direkte kontakt med os, indsamler og behandler vi i nogle tilfælde dine personoplysninger på baggrund af dit samtykke, jf. afsnit 2 ovenfor.

Vær opmærksom på, at du til enhver tid kan trække dit samtykke tilbage. Dette kan ske ved at kontakte os (se kontaktoplysninger i afsnit 8 nedenfor).

Hvis du trækker dit samtykke tilbage, vil vi stoppe behandlingen af dine personoplysninger, medmindre vi er berettigede eller forpligtede til at fortsætte behandlingen eller opbevaringen af dine personoplysninger på andet grundlag, herunder i henhold til lovgivningen.

Tilbagekaldelse af dit samtykke berører ikke lovligheden af den behandling, som er sket før tilbagekaldelse af samtykket.

Hvis du trækker dit samtykke tilbage, kan du muligvis ikke fuldt ud benytte de funktioner, som vi tilbyder på vores hjemmeside.

4. Sikkerhed
Alle personoplysninger og data hos mSystems, herunder i RentLog, opbevares under iagttagelse af passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger. Dermed gør vi vores bedste for at sikre dine personoplysningers kvalitet og integritet.

Når du som kunde eksempelvis giver dine personoplysninger til vores samarbejdspartner, vil transmissionen af data mellem samarbejdspartneren og vores hostingleverandør af RentLog ske krypteret.

5. Dine rettigheder
Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om dig, med visse undtagelser, der er fastsat i lovgivningen.

Derudover kan du gøre indsigelse mod vores indsamling og videre behandling af dine personoplysninger. Derudover har du ret til berigtigelse af dine personoplysninger eller bede os om at begrænse behandlingen af dine personoplysninger.

Hvis du beder om det, vil vi slette de personoplysninger, som vi har registreret om dig uden unødigt ophold, medmindre vi kan fortsætte behandlingen på et andet grundlag, herunder hvis behandlingen er nødvendig for at kunne fastlægge et retskrav, eller hvis det er nødvendigt for at besvare en henvendelse fra dig.

Under visse omstændigheder har du ret til at modtage de oplysninger, som vi har registreret om dig, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt anmode os om at transmittere disse oplysninger til en anden dataansvarlig. Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder som beskrevet ovenfor, er du velkommen til at kontakte os (se kontaktoplysninger i afsnit 8 nedenfor).

Vi beder dig dog være opmærksom på, at vi udelukkende er databehandler på vegne af vores samarbejdspartnere for de personoplysninger, der behandles i RentLog. Vedrører din anmodning personoplysninger, der behandles i RentLog, er vi derfor forpligtet til at videreformidle din anmodning til besvarelse hos vores samarbejdspartner, der er den dataansvarlige. Vi bistår naturligvis vores samarbejdspartner med at opfylde din anmodning.

I forbindelse med henvendelser vedrørende dine rettigheder, beder vi dig give os tilstrækkelige oplysninger til, at vi kan behandle din henvendelse, herunder dit fulde navn og din e- mailadresse, så vi kan identificere dig og svare på din anmodning. Vi vil svare på din henvendelse hurtigst muligt og senest inden for en måned.

Hvis du er uenig i den måde, som vi behandler dine personoplysninger på, eller de formål, som vi behandler oplysningerne til, er du velkommen til at kontakte os. Du kan alternativt indgive en klage til:

Datatilsynet
Borgergade 28, 5. Sal
1300 København K
Telefon 33 19 32 00
e-mail dt@datatilsynet.dk

6. Links til andre hjemmesider mv.
Vores hjemmeside kan indeholde links eller henvisninger til andre hjemmesider. Vi er ikke ansvarlige for indholdet af andre hjemmesider (tredjeparts hjemmesider) eller for de procedurer sådanne tredjeparter har for indsamling og behandling af personoplysninger. Når du besøger en tredjeparts hjemmeside, bør du altid læse hjemmesideejerens privatlivspolitik og andre relevante politikker.

7. Ændringer af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at ændre denne privatlivspolitik grundet væsentlige ændringer i lovgivningen, nye tekniske løsninger eller i tilfælde af nye eller forbedrede funktioner i RentLog eller på vores hjemmeside.

8. Kontakt
Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder som beskrevet i afsnit 5 ovenfor, eller hvis du har spørgsmål til denne privatlivspolitik, kan du kontakte os som angivet nedenfor:

mSystems ApS
CVR-nr.: 39424207
Vejsøvej 51
8600 Silkeborg
Telefon: 40371631
E-mail: kontakt@msystems.dk

Version 1.0, juli 2019